Adjoint(e) administratif(ve)

À propos de l’équipe

Nous sommes une équipe de leaders soudée qui pilote la croissance d’Equativ à travers les Amériques. Entre Montréal et New York, notre petite équipe de direction à fort impact évolue rapidement, voyage fréquemment et collabore à travers plusieurs fuseaux horaires afin d’assurer le bon fonctionnement de la région. Nous nous soutenons mutuellement, portons attention aux détails et apportons de l’énergie dans tout ce que nous faisons — qu’il s’agisse d’un offsite client, d’un marathon de préparation pour un conseil d’administration ou simplement de s’assurer que les vols du mardi se connectent réellement.

Si vous recherchez une équipe où votre travail est visible, où votre jugement est valorisé et où aucune journée ne se ressemble, vous êtes au bon endroit !

À propos du poste

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) proactif(ve), rigoureux(se) et extrêmement organisé(e) afin de soutenir trois leaders seniors de notre région des Amériques — incluant notre Président des Amériques basé à New York, ainsi que notre Chief Partnership Officer et notre Chief Commercial Officer basés à Montréal.

Ce poste est idéal pour une personne qui aime être au cœur de l’action, qui anticipe les besoins avant même qu’ils soient exprimés et qui considère chaque calendrier, vol et réunion comme une occasion de rendre ses leaders encore plus efficaces.

Vous serez le point central entre trois dirigeants répartis entre Montréal et New York, en gérant leurs agendas, en coordonnant leurs déplacements et en vous assurant que rien ne passe entre les mailles du filet. Vous travaillerez quotidiennement en français et en anglais, collaborerez étroitement avec les équipes People & Culture, Finance et Office Management, et serez un point de contact de confiance pour les clients, partenaires et parties prenantes internes.

Si vous possédez un excellent sens de l’organisation, un bon jugement sous pression et une passion pour offrir une expérience exécutive fluide et efficace, nous aimerions vous rencontrer !

Ce que vous ferez

Gestion des calendriers et des réunions :

• Gérer les calendriers complexes de trois membres de notre équipe de direction

• Planifier les réunions internes et externes, anticiper les conflits et optimiser les journées afin de maximiser les périodes de concentration

• Préparer les ordres du jour, notes d’information et documents à l’avance — et assurer le suivi des actions à prendre

• Coordonner les réunions récurrentes de l’équipe de leadership, les QBRs et les offsites à travers la région

Voyages et hébergement :

• Réserver les vols, hôtels, transports terrestres ainsi que les visas et documents de voyage professionnels pour les dirigeants voyageant au Canada, aux États-Unis et à l’international

• Créer des itinéraires clairs et faciles à suivre regroupant toutes les confirmations, adresses et informations de contact au même endroit

• Gérer les changements en temps réel — retards de vols, réunions déplacées, ajustements de dernière minute — avec calme et efficacité

• Réconcilier les dépenses de voyage et soumettre les rapports de dépenses au nom des dirigeants

Soutien administratif et bureautique :

• Gérer les rapports de dépenses, les factures fournisseurs et la réconciliation des cartes corporatives pour l’équipe de direction

Si vous êtes basé(e) à Montréal :

• Bilinguisme complet en français et en anglais (écrit et parlé) — essentiel

• Excellentes compétences en communication écrite et orale dans les deux langues

• Soutenir au besoin les activités de gestion du bureau de Montréal (fournitures, coordination des fournisseurs, événements employés)

À propos de vous

• 3 à 5+ années d’expérience en tant qu’adjoint(e) exécutif(ve), adjoint(e) administratif(ve) ou dans un rôle similaire — idéalement auprès de plusieurs leaders seniors

• Excellentes compétences en gestion de calendriers et coordination de voyages; aisance avec des outils comme Google Calendar, Navan, Slack et GSuite

• Sens exceptionnel de l’organisation, grande attention aux détails et excellent suivi

• Discrétion et professionnalisme avec les informations confidentielles — ce poste est étroitement lié à des décisions sensibles liées aux affaires et aux employés

• Excellentes compétences en communication écrite et orale

• Calme, débrouillardise et orientation solutions sous pression

• À l’aise de travailler à travers plusieurs fuseaux horaires et avec des dirigeants voyageant fréquemment

• Intérêt pour les technologies et curiosité envers les outils d’IA pouvant rendre le soutien exécutif plus efficace et intelligent

• Une expérience dans le domaine de la technologie, de l’adtech, des médias ou d’un environnement dynamique similaire est un atout