HR Payroll Support F/M/X

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Dans le cadre de la réorganisation de l’équipe HR Operations BE/NL, le rôle de HR Operations Support Officer est principalement orienté vers un soutien direct à l’équipe Payroll, afin de garantir la fiabilité des données, la qualité des processus et le respect des délais dans la gestion de la paie. Le/la Payroll Support collabore étroitement avec les équipes Payroll, HR Business Partners, Finance et HR Administration, et peut être amené(e) à apporter un appui ponctuel à l’équipe Administration selon les besoins opérationnels. Le poste s’inscrit dans un environnement international et collaboratif, où la flexibilité et l’esprit d’équipe sont essentiels.

L'objectif de la fonction est d'assurer un soutien administratif et opérationnel à l’équipe Payroll, afin de garantir l’exactitude et la complétude des données de paie, la transmission fluide des informations, la conformité légale et interne, et le suivi rigoureux des indicateurs RH. Le/la titulaire contribue également, en fonction des besoins, au soutien administratif général de l’équipe HR Operations, dans un esprit de collaboration et de service.

Vos missions :

1. Support administratif et opérationnel à la paie

• Préparer, vérifier et mettre à jour les données nécessaires au calcul de la paie (changement de coordonnées, données contractuelles, absences, avantages, primes, etc.).
• Assurer la transmission des éléments variables de paie (EVP) dans les délais impartis, en garantissant leur exactitude et leur conformité aux procédures internes.
• Soutenir l’équipe Payroll dans le contrôle mensuel des pré-calculs et dans la validation finale des fichiers de paie.
• Suivre les corrections et anomalies de paie en coordination avec les HRBP et les managers.
• Maintenir à jour les tableaux de suivi Excel et les outils internes (effectifs, absences, coûts salariaux, budget, etc.).

2. Coordination et communication inter-équipes

• Collaborer avec les HRBP, HR Administration et Finance pour garantir la cohérence des données RH et paie.
• Assurer un rôle de point de contact pour les questions internes relatives aux éléments de paie (hors calculs).
• Contribuer à la communication claire et proactive vers les collaborateurs en cas de changements ou d’évolutions de processus paie.
• Participer aux réunions de coordination de l’équipe Payroll et assurer la préparation et le suivi administratif (agenda, comptes rendus, actions).

3. Reporting, suivi et amélioration continue

• Participer à la consolidation des données mensuelles et à la préparation des indicateurs RH (KPI Payroll, effectifs, coûts, etc.).
• Contribuer à l’amélioration continue des processus paie et des flux d’informations (digitalisation, simplification, automatisation).
• Mettre à jour la documentation interne (procédures, checklists, templates) en lien avec le Payroll Manager BE/NL.
• Participer à des projets transversaux d’optimisation RH et Payroll au sein de la direction People.

4. Flexibilité et soutien transversal

• Apporter un appui ponctuel à l’équipe Administration lors de pics d’activité ou de remplacements (gestion documentaire, suivi d’absences, archivage, etc.).
• Travailler en étroite collaboration avec les collègues de HR Operations pour renforcer la continuité du service RH.
• Participer à des initiatives collectives visant à renforcer la coopération entre les pôles Payroll et Administration.

5. Back-up administratif

• Être le back-up du Payroll Manager BE/NL sur certains suivis administratifs (suivi PO, factures prestataires, communication avec Finance).
• Assurer la fiabilité et l’archivage des documents RH liés à la paie dans les outils internes et le SIRH.
• Garantir la confidentialité et la conformité RGPD dans la gestion des données collaborateurs
  

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In het kader van de reorganisatie van het HR Operations-team BE/NL is de rol van HR Operations Support Officer voornamelijk gericht op het rechtstreeks ondersteunen van het Payroll-team, met als doel de betrouwbaarheid van de gegevens, de kwaliteit van de processen en het respecteren van de deadlines binnen de loonverwerking te waarborgen. De functiehouder werkt nauw samen met de Payroll-teams, HR Business Partners, Finance en HR Administration, en kan afhankelijk van de operationele behoeften ook ad hoc ondersteuning bieden aan het Administration-team. De functie situeert zich in een internationale en collaboratieve omgeving, waar flexibiliteit en teamgeest essentieel zijn.

Het doel van de functie is het bieden van administratieve en operationele ondersteuning aan het Payroll-team, om de nauwkeurigheid en volledigheid van de loondata, een vlotte informatiedoorstroming, de naleving van wettelijke en interne richtlijnen en een nauwgezette opvolging van HR-indicatoren te garanderen. De functiehouder draagt, afhankelijk van de noden, ook bij aan de algemene administratieve ondersteuning van het HR Operations-team, in een geest van samenwerking en service.

Jouw verantwoordelijkheden

1. Administratieve en operationele ondersteuning van payroll

• Voorbereiden, controleren en updaten van gegevens nodig voor de loonverwerking (wijzigingen in persoonsgegevens, contractuele gegevens, afwezigheden, voordelen, premies, enz.).
• Zorgen voor een tijdige en correcte aanlevering van variabele looncomponenten, in overeenstemming met de interne procedures.
• Ondersteunen van het Payroll-team bij de maandelijkse controles van pre-calculaties en bij de finale validatie van loonbestanden.
• Opvolgen van correcties en loonafwijkingen in samenwerking met HRBP’s en managers.
• Up-to-date houden van Excel-overzichten en interne tools (headcount, afwezigheden, loonkosten, budget, enz.).

2. Coördinatie en communicatie tussen teams

• Samenwerken met HRBP’s, HR Administration en Finance om de consistentie van HR- en loongegevens te waarborgen.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne vragen met betrekking tot payroll (exclusief berekeningen).
• Bijdragen aan duidelijke en proactieve communicatie naar medewerkers bij wijzigingen of evoluties in payrollprocessen.
• Deelnemen aan coördinatiemeetings van het Payroll-team en instaan voor de administratieve voorbereiding en opvolging (agenda, notulen, acties).

3. Reporting, opvolging en continue verbetering

• Meewerken aan de consolidatie van maandelijkse data en de voorbereiding van HR-indicatoren (Payroll KPI’s, headcount, kosten, enz.).
• Bijdragen aan de continue verbetering van payrollprocessen en informatiestromen (digitalisering, vereenvoudiging, automatisering).
• Up-to-date houden van interne documentatie (procedures, checklists, templates) in samenwerking met de Payroll Manager BE/NL.
• Deelnemen aan transversale HR- en payrolloptimalisatieprojecten binnen de People-afdeling.

4. Flexibiliteit en transversale ondersteuning

• Ad hoc ondersteuning bieden aan het Administration-team tijdens piekperiodes of vervangingen (documentbeheer, opvolging van afwezigheden, archivering, enz.).
• Nauw samenwerken met HR Operations-collega’s om de continuïteit van de HR-dienstverlening te waarborgen.
• Deelnemen aan gezamenlijke initiatieven ter versterking van de samenwerking tussen Payroll en Administration.

5. Administratieve back-up

• Back-up zijn voor de Payroll Manager BE/NL voor bepaalde administratieve opvolgingen (PO’s, leveranciersfacturen, communicatie met Finance).
• Instaan voor de betrouwbaarheid en archivering van HR-documenten met betrekking tot payroll in interne tools en het HRIS.
• De vertrouwelijkheid en GDPR-conformiteit van personeelsgegevens waarborgen.