Personal Assistant (FORMA)

Шукаємо Personal Assistant to FORMA!

Ми шукаємо Personal Assistant, який стане надійною опорою для бізнесу FORMA by Universe Group.

У цій ролі ти працюватимеш у тісній взаємодії з Федором, CEO FORMA — підтримуватимеш його в щоденних задачах, допомагатимеш тримати фокус на пріоритетах і забезпечуватимеш порядок у динамічному робочому ритмі.

Це можливість бути близько до ключових процесів і рішень, бачити бізнес з різних сторін та напряму підсилювати ефективність команди. Тут важливо не лише якісно організовувати процеси, а й створювати простір, у якому лідери можуть рухатися швидко, чітко та динамічно.

Керувати часом і пріоритетами
Формувати календар як інструмент ефективності: синхронізувати пріоритети, балансувати навантаження і тримати фокус на головному.

Будувати системні комунікації
Фільтрувати вхідні запити в LinkedIn, тримати в полі зору всі домовленості та задачі, допомагати синхронізувати комунікацію між командами й підтримувати рух процесів без втрати контексту.

Готувати до рішень
Збирати і структурувати матеріали, фіксувати домовленості та контролювати їх виконання.

Забезпечувати безперебійний робочий ритм
Організовувати зустрічі, поїздки та робочі процеси так, щоб СЕО міг фокусуватися на пріоритетах і не витрачав свій ресурс на операційні деталі.

Вести lifestyle та комунікаційні задачі
Організовувати подарунки, привітання, доставки та побутові задачі в різних країнах, комунікувати з родиною за потреби, взаємодіяти з People Ops та Admin-командою щодо офісних і логістичних питань.

Діяти на випередження
Передбачати потреби, пропонувати рішення і самостійно закривати операційні задачі.

• Робота з лідером бізнесу → дає ширший контекст, більше динаміки та можливість бачити, як працюють різні функції зсередини.

• Прямий вплив на ефективність decision-makers - твоя робота допомагатиме СЕО рухатися швидше, чіткіше і фокусуватись на головному.

• Швидкий ріст у системності, пріоритизації та бізнес-мисленні

• Природний розвиток у Executive Assistant / operations-напрям

• Хочеш напряму впливати на результат і працювати поруч із CEO

• Вмієш працювати в динаміці, multitasking і тримати фокус

• Бачиш для себе ріст у роль Executive Assistant

• Маєш досвід організації календаря, зустрічей і поїздок

• Хочеш розвивати управлінські та комунікаційні навички в реальному бізнесі

• Цінуєш середовище з довірою, відкритістю та ініціативністю

• Маєш від 1 року досвіду в ролі асистента або на адміністративній позиції

• Вмієш планувати, пріоритизувати та вибудовувати систему в задачах і процесах

• Впевнено працюєш із Google Workspace, Notion, Slack, Zoom

• Вмієш готувати документи, презентації та звіти

• Добре орієнтуєшся в базових бізнес-процесах

• Володієш англійською на рівні Intermediate+

• Готовий/-а до високої залученості, динамічного темпу роботи

• Є емоційно зрілою, системною та проактивною людиною, на яку можна покластися

FORMA — мультипродуктова компанія в рамках Universe Group, що створює рішення для роботи з документами.

Наш флагман — PDFGuru, і вже за 2+ роки ми досягли:

• 35+ млн оброблених файлів за 2024 рік

• 50+ інструментів для роботи з документами

• користувачі з 80+ країн

• рейтинг 4,2 на Trustpilot

У FORMA ми цінуємо: відкритість, швидкість прийняття рішень та автономність Якщо ти шукаєш середовище, де ініціативність не просто вітається, а очікується — тобі до нас.

Universe Group будує tech-бізнеси, перетворюючи ідеї на глобальні продукти.
До групи входять Guru Apps, FORMA та Wisey.

Наші продукти об’єднують понад 400 млн користувачів у 186 країнах світу.

Ми пропонуємо:

🔝 Розвиток і навчання
Твій ріст напряму впливає на результати команди. Ми підтримуємо це через внутрішні тренінги та роботу з експертами з України та світу.

↗️ Кар’єрне зростання
У нас культура швидкого розвитку: щороку до 10 менеджерів отримують підвищення. Все залежить від твоїх результатів і ініціативи.

📍 Офіс у Києві (all-inclusive)
Комфортний робочий простір із усім необхідним: сніданки та обіди, доріжки для ходьби, silent room для фокусу — і це лише частина можливостей.

🧳 Релокаційна підтримка
Допомагаємо з переїздом до Києва або Варшави: фінансова підтримка, рієлтори та адаптація в новому місті.

🤜🏻🤛🏻 Соціальний пакет
Конкурентна винагорода, 20 днів оплачуваної відпустки, співпраця через ФОП або Дія.City, оплачувані лікарняні, медичне страхування та харчування в офісі.

💛 Well-being програма
Компенсуємо роботу з психологом і проводимо заняття з йоги та медитації в офісі.

🇺🇦 Підтримка під час війни
Забезпечуємо стабільні умови для роботи та підтримку для тебе і твоїх близьких, а також долучаємось до ініціатив із відновлення України.

Надсилай своє резюме та ставай частиною нашого Всесвіту.

• Instagram

• Facebook

• Linkedin