Chargé(e) d’appui logistique H/F/X - Lyon

Handicap International / Humanité & Inclusion (HI) est une association de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et vulnérabilisées, elle agit et témoigne pour répondre à leurs besoins essentiels et améliorer leurs conditions de vie. Elle s’engage à promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux. Depuis sa création en 1982, HI a mis en place des programmes de développement dans plus de 55 pays et intervient dans de nombreuses situations d’urgence. Aujourd'hui, nous avons un budget d'environ 200 millions d'euros, avec 4000 employés dans le monde.

Chez Handicap International, nous croyons fermement en l'importance de l'inclusion et de la diversité au sein de notre structure. C'est pourquoi nous sommes engagés dans une politique handicap afin de favoriser l'accueil et l'intégration de personnes en situation de handicap.

Merci d’indiquer si vous avez besoin d’un aménagement particulier, y compris pour participer aux 1ers entretiens.

Retrouvez plus d’informations sur l’association : www.hi.org.

OBJECTIFS DU POSTE :

Rattaché au directeur logistique, vous, en tant que chargé(e) d’appui logistique, assurez le contrôle et la conformité des processus d’achats et de gestion logistique des programmes, tout en apportant un appui opérationnel aux équipes. Vous pilotez également l’administration et le déploiement des outils logistiques, ainsi que la gestion des ressources documentaires et du support utilisateurs.

Le poste contribue à l’amélioration continue des pratiques, à l’harmonisation des standards et à la diffusion des procédures et outils au sein des programmes.

Vous êtes aussi signataire achat pour le service.

Dans ce cadre-là, vos principales responsabilités seront :

1)    Contrôle interne

·       Effectuer les contrôles des dossiers d’achats et dossiers cadres des Programmes pour les ceux exigeant un contrôle siège (tels que définis dans les procédures d’approvisionnement de chaque programme)

·       Mise en œuvre de la détection des activités illicites (screening) fournisseurs suivant la Politique Institutionnelle et l’ARCI applicable.

·       Communiquer clairement aux Programmes les corrections exigées, améliorations proposées et explications à effectuer sur les dossiers revus le cas échéant.

·       S’assurer de la mise à disposition par les programmes des règles applicables et signataires autorisés permettant la vérification des dossiers

·       Recommander des ajustements de niveaux de contrôle en fonction des risques identifiés, aux Programme et aux points focaux siège.

·       Contribue à l’automatisation de contrôles des dossiers.

2)    Gestion du catalogue de Link

·       Gérer le contenu du catalogue Link

ü  Mise en relation avec les Spécialistes

ü  Programmer et animer des réunions avec les équipes techniques

ü  Organiser les différentes catégories de Link

ü  Créer les articles manquants avec les données des équipes techniques

ü  Archiver les articles obsolètes

ü  Communiquer avec les catalogues manager des autres associations de la plateforme Link

·       Apporter un support dans le déploiement des outils digitaux

ü  Mettre à jour les différents documents utiles au déploiement des outils digitaux

ü  Assurer leur diffusion et collecte

ü  Créer et paramétrer les régions/pays/sites

ü  Créer et paramétrer les comptes utilisateurs avant passation à court terme de cette responsabilité aux programmes

ü  Former et appuyer les équipes programmes dans la gestion des comptes utilisateurs

·       Apporter un support aux utilisateurs dans le périmètre du catalogue

ü  Gérer les tickets GLPI

ü  Répondre aux questions d’utilisation

ü  Mettre à jour les guidelines et vidéos de support

ü  Maintenir à jour la liste de diffusion des utilisateurs

3)    Gestion des ressources documentaires

·       Rationaliser la gestion des standards (Facilities, Supply, Métier)

ü  Tenir le Référentiel Documentaire

ü  Codification des ressources documentaires existantes (outils, guides etc)

ü  Appuyer les R standards pour l’édition en conformité avec la charte graphique

ü  Informer les R standards des contenus obsolètes, incohérents ou peu clairs, en vue de faciliter leur lecture et compréhension

·       Gérer les plateformes de communication

ü  Publier les documents sur les espaces Hinside et et Sharepoint.

ü  Publier les articles de communication dans les différents espaces