Billing Supervisor

Gestion de la facturation 

• Superviser l’ensemble du cycle de facturation client, depuis la revue des timesheets et l’analyse de l’avancement des travaux jusqu’à l’émission des factures 

• Assurer l’onboarding facturation des nouveaux clients : paramétrage dans les outils, vérification des lettres de mission et conditions de paiement, création des profils dans les systèmes 

• Préparer, contrôler et valider les factures afin de garantir leur exactitude et leur envoi dans les délais 

• S’assurer de la conformité de la facturation avec les lettres de mission, accords clients et politiques internes 

• Suivre la complétion des timesheets, le temps non facturé et les dépenses refacturées, et relancer les responsables concernés 

• Contrôler les ajustements de facturation, write-offs et corrections 

Suivi de la facturation et des encaissements 

• Incarner une approche client-friendly dans tous les échanges liés à la facturation : réactivité, clarté des communications, professionnalisme constant 

• Relancer les clients via l’outil de collection Upflow, avec diplomatie et fermeté, en préservant la relation commerciale. 

• Répondre aux emails et demandes clients concernant les factures dans des délais maitrisés, en veillant à ne laisser aucune demande sans réponse. 

• Savoir escalader en interne de manière structurée (Partners, Direction) lorsque la situation le requiert. 

• Suivre l’état d’avancement des travaux facturables ainsi que les reportings de balance âgée. 

• Suivre les créances clients et participer à la réduction des retards de paiement. 

• Coordonner les échanges internes et externes liés aux questions de facturation et au suivi des paiements. 

Reporting et contrôle interne 

• Préparer les reportings réguliers liés à la facturation, à l’avancement des travaux, aux Accounts Receivable et aux timesheets. 

• Maintenir un contrôle rigoureux sur la facturation, le suivi du chiffre d’affaires et la qualité des timesheets. 

• Identifier les risques, incohérences et axes d’amélioration opérationnelle 

• Garantir la fiabilité des données entre Monday.com, les outils de facturation et les reportings 

Amélioration des process 

• Améliorer les workflows de facturation et l’efficacité opérationnelle au quotidien 

• Collaborer avec les équipes Accounting & Advisory, Tax, Payroll  

• Participer aux projets d’automatisation et d’amélioration des outils 

• Proposer et implémenter des améliorations de processus pour réduire les erreurs et les délais de facturation