Manager Bureau des Déplacements Internationaux H/F/X - Lyon

Handicap International / Humanité & Inclusion (HI) est une association de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et vulnérabilisées, elle agit et témoigne pour répondre à leurs besoins essentiels et améliorer leurs conditions de vie. Elle s’engage à promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux. Depuis sa création en 1982, HI a mis en place des programmes de développement dans plus de 55 pays et intervient dans de nombreuses situations d’urgence. Aujourd'hui, nous avons un budget d'environ 200 millions d'euros, avec 4000 employés dans le monde.

Chez Handicap International, nous croyons fermement en l'importance de l'inclusion et de la diversité au sein de notre structure. C'est pourquoi nous sommes engagés dans une politique handicap afin de favoriser l'accueil et l'intégration de personnes en situation de handicap.

Merci d’indiquer si vous avez besoin d’un aménagement particulier, y compris pour participer aux 1ers entretiens.

Retrouvez plus d’informations sur l’association : www.hi.org.

OBJECTIFS DU POSTE :

Au sein de la Direction des Ressources Humaines, et sous le management de la DRH adjointe, le manager du Bureau des Déplacements Internationaux (BDDi) supervise une équipe de chargés de déplacements (aujourd’hui 5 personnes) et répond aux enjeux organisationnels de l’équipe.

Dans ce cadre, vos principales fonctions seront :

Mission 1 : MANAGEMENT

• Met en place un esprit et un fonctionnement d’équipe garantissant la mise en synergie des directions.
• Contribue au développement de ses collaborateurs : fixe des objectifs individuels, s’assure de l’adéquation entre les besoins de l’organisation et les savoir-faire et les motivations de ses collaborateurs
• Donne des signes de reconnaissance individuels et collectifs
• Développe l’autonomie de ses collaborateurs
• Incarne et transmet les valeurs, veille au respect du code de conduite et des politiques institutionnelles, de l’état d’esprit et des comportements individuels et collectifs attendus
• Répartit la charge et fait le suivi du quotidien
• Donne un appui technique aux membres du BDD sur l’ensemble de leurs activités

Mission 2 : STRATEGIE ET PILOTAGE

• Assure le suivi des KPI pour le pilotage du service
• Assure le suivi et la gestion des contrats et accords avec nos prestataires de voyage (négociation, relations commerciales...)

·       Contribue aux appels d’offre en lien avec les voyages : rédaction cahier des charges, participation aux jurys

·       Participe à des projets transverses en lien avec d’autres services chez HI 

• Mène les projets d’amélioration continue du fonctionnement du BDDi
• Coordonne la capitalisation et l’actualisation régulières des procédures liées aux déplacements

Mission 3 : STANDARDS ET EXPERTISES.

• Veille au respect et à l’application des processus du cadre RH sur son périmètre 
• Contribue à la visibilité et à la communication pour le BDDi
• Effectue une veille régulière sur son périmètre :  nouvelles procédures visas, grandes évolutions dans les transports

Mission 4 : MISE EN OEUVRE OPERATIONNELLE

Responsabilité 1 : Assure la gestion administrative des déplacements

• Accompagne le Personnel International dans l’élaboration de son dossier administratif sur HI People
• Met en œuvre le processus de suivi médical du Personnel International
• Accompagne et conseille le Personnel International et le Personnel Siège dans les démarches de demandes de visa
• Rédige les ordres de mission du Personnel International et du Personnel Siège

Responsabilité 2 : Assure la gestion logistique des déplacements

• Coordonne les plannings d’arrivée en lien direct avec les programmes en tenant compte des facteurs opérationnels et logistiques (disponibilité de vols, temps d’attente visa)
• Réserve les titres de transports pour les départs / retours / congés annuels du Personnel International
• Accompagne les salariés siège dans leurs recherches de transports et valide leur réservation tout en recherchant une optimisation (prix, durée de voyage, compagnies.)
• Recherche et réserve des solutions d’hébergement en hôtel

Responsabilité 3 : Assure la gestion financière des déplacements

• Possède la délégation budgétaire des programmes pour valider les dépenses liées aux départs / retours des Personnel International : titres de transports, hôtels, visas, frais administratifs.
• Valide les factures auprès de la comptabilité

Responsabilité 4 : Réponse aux urgences

• Est en mesure d’organiser des déplacements en urgence (-48h) pour la Direction Urgence comme pour d’autres Directions Géographiques (ouvertures, évacuations…)